Un agente de IA que recibe las facturas por correo, las clasifica, las valida contra el catálogo de reglas de MiQ y las despliega en JSON al destino de cada país. Solo las dudosas pasan por una persona, con el diagnóstico ya hecho.
Correos con facturas al año
5 con NetSuite · 2 por correo
Confianza para despachar sin intervención
Siete países en producción
Las facturas de proveedores de siete países llegan a un buzón compartido, en cualquier formato, y un equipo distribuido las lee, decide a qué país y entidad pertenecen, las valida de memoria y las carga de manera manual. Funciona porque las personas conocen el negocio, no porque exista un proceso que lo garantice.
Más de 700 mensajes al mes de más de 150 remitentes distintos: PDF, ZIP, XML, imágenes, hojas de cálculo y cadenas de correo. Solo ~15% llega estructurado (XML) y podría cargarse sin leerlo.
65% de los mensajes es de complejidad alta: imágenes, adjuntos múltiples o hilos de conversación. Una misma factura aparece dos, tres y cuatro veces entre reenvíos, respuestas y recordatorios de mora.
Identificación fiscal (NIT, RFC, RUC, CUIT, EIN, CNPJ, cédula jurídica), moneda, retenciones, entidad receptora, requisitos de factura electrónica: cada país valida distinto, y hoy esa lógica vive en la memoria de quien abre el correo.
Unas seis personas en cinco países, más apoyo tercerizado en Brasil y Centroamérica, cargan de manera manual en NetSuite. El criterio está en etiquetas y carpetas de correo: si alguien se va, el criterio se va con él.
Se conecta al buzón, abre ZIP y adjuntos múltiples, reconoce el hilo y agrupa reenvíos, respuestas y recordatorios bajo un solo caso. Descarta lo que no es una factura.
Lee PDF, XML, imágenes y hojas de cálculo. Determina país y entidad receptora de MiQ, proveedor contra el maestro y tipo de documento, y extrae los campos al JSON canónico.
Aplica las reglas de MiQ por país: identificación fiscal, proveedor activo, no duplicada, montos e impuestos coherentes, requisitos de factura electrónica, orden o contrato. Cada regla aporta al puntaje de confianza; el umbral de 90% es configurable por país.
Crea el vendor bill en la instancia NetSuite del país (MX, USA, CO, PE, AR) o envía el correo estructurado a Costa Rica y Brasil, adjuntando PDF, JSON y correo original como evidencia.
Bandeja por país para lo que queda bajo el umbral. El analista ve por qué el agente dudó, corrige en un clic y despacha. Cada corrección alimenta el catálogo: el porcentaje que viaja solo sube cada mes.
El vendor bill queda creado en NetSuite en estado pendiente de aprobación, con el correo original y el JSON adjuntos. Para Costa Rica y Brasil, correo estructurado al responsable.
Llega a la bandeja del analista del país con el diagnóstico: qué regla falló, qué campo está en duda y la corrección sugerida. Un clic para corregir y despachar.
A partir del mes 6 de sostenimiento, InvoiceIQ será gestionado de manera autónoma por MiQ. Al cierre del semestre, Agility entrega el modelo de IA ajustado a las necesidades específicas de MiQ, con su catálogo de reglas, conectores y tablero, como valor agregado de la propuesta: sin fee de transferencia y sin dependencia.
Sobre ~500 facturas únicas al mes (los ~700 mensajes descontando hilos y duplicados). Hoy cada factura consume del orden de 15 minutos entre leer, decidir país y entidad, validar y cargar. Con el agente, el trabajo humano se concentra en las excepciones, a ~4 minutos cada una, más una supervisión fija del tablero.
| Escenario | Sin tocar | Horas / mes | Liberadas |
|---|---|---|---|
| Hoy | 0% | ~125 h | — |
| Conservadormes 2 | 60% | ~33 h | ~92 h |
| Basemes 6 | 75% | ~28 h | ~97 h |
| Optimistames 12 | 85% | ~25 h | ~100 h |
Incluye 20 h/mes de supervisión del tablero y gestión de facturas problemáticas. El tiempo liberado no es un recorte: es el que hoy no existe para conciliar, negociar plazos y cerrar el mes antes.
Duplicados que podrían pagarse dos veces, facturas que podrían vencer esperando en el correo, montos o impuestos que podrían digitarse mal. El validador los frena antes de entrar a NetSuite y el tablero los cuenta: por primera vez se sabrá cuántos eran.
Un país nuevo, una entidad nueva o un 50% más de volumen no requieren contratar: son reglas y un conector. El costo por factura baja con el volumen en vez de subir con la nómina.
El criterio de cada país queda codificado en el catálogo, no en personas. Cada factura tiene trazabilidad completa: correo, documento, reglas, decisión y quién aprobó.
| Alternativa | Costo | Limitación |
|---|---|---|
| Proceso manual actual | ~US$13 / factura≈ US$78K al año en 6.000 facturas | Solo escala con personas. Sin trazabilidad ni medición de errores. |
| Software de automatización de cuentas por pagar Vic.ai · Tipalti · similares | US$25–40K+ / añoperpetuo, + US$5–15K de implementación | Genérico: reglas de un solo país por defecto, sin ruta de correo para Costa Rica y Brasil, sin catálogo propio. La suscripción no termina nunca. |
| Captura nativa del ERP NetSuite Bill Capture | Licenciado por volumen | Captura campos dentro de NetSuite; no orquesta el buzón, no agrupa hilos ni elimina duplicados, no valida contra reglas propias ni atiende a los países fuera de NetSuite. |
| InvoiceIQ · Agility Changes | US$9.850 una vez+ US$890/mes durante 6 meses · desde el mes 7 ≈ US$1/factura (solo infraestructura propia) | Propio, entrenado con el catálogo de MiQ, siete países y cinco instancias NetSuite, actualización de reglas incluida. Al mes 6 el agente se entrega a MiQ para operarlo de manera autónoma, como valor agregado. |
Facturas que podrían pagarse dos veces o vencer esperando en el correo. El validador las frena y el tablero las cuenta: por primera vez se sabrá cuántas eran.
Cada factura queda en NetSuite en minutos, con trazabilidad completa. Menos conciliación al cierre y auditoría más simple.
Un país nuevo o un 50% más de volumen son reglas y un conector, no una contratación. Una sola contratación evitada supera el fee anual.
Al cierre de los seis meses de sostenimiento, el agente y el modelo de IA ajustado a MiQ se entregan como valor agregado: MiQ lo opera de manera autónoma, sin fee de transferencia ni permanencia.
La arquitectura se construye una sola vez; lo que se multiplica son las reglas y los conectores, y eso es rápido. La Ronda 1, el MVP (producto mínimo viable), arranca en Colombia, México y Perú, donde está la mayor parte del volumen y del equipo. La Ronda 2 cierra USA y Argentina por NetSuite y Brasil y Costa Rica por correo.
Si en la Semana 3 el modo sombra no llega a los números de salida, MiQ puede detener el proyecto sin haber pagado nada: no hay pago inicial y el primer tramo se factura solo con la Ronda 1 en producción.
El agente aprende del criterio del equipo. Por eso lo que pedimos es tiempo de los analistas de cada país en dos momentos concretos: el taller de reglas y la revisión en modo sombra. Todo lo demás es habilitación técnica de una sola vez.
Una sesión de dos horas por país con los analistas de Cuentas por Pagar: cómo validan hoy, qué rechazan, qué excepciones conocen. Los analistas de Colombia, México y Perú además etiquetan la muestra histórica (unas tres horas).
Durante la semana de sombra, los analistas de cada país dedican un par de horas a comparar lo que decidió el agente con lo que hicieron ellos. En producción, revisar las excepciones es parte del trabajo normal.
Una sola vez, en la Semana 0: usuario de integración y sandbox de NetSuite, registro de la aplicación para lectura del buzón, revisión de seguridad del tenant, maestro de proveedores y aprobación del catálogo y del umbral por país. Una contraparte semanal de 45 minutos destraba accesos.
La implementación se cobra en dos tramos, cada uno cuando una ronda está en producción. El fee mensual de sostenimiento acompaña durante seis meses mientras el agente aprende del negocio. Al cierre, el agente y el modelo de IA ajustado a MiQ se entregan como valor agregado, para que MiQ lo gestione de manera autónoma.
Con un costo de procesamiento manual de ~US$13 por factura (Ardent Partners; rango validable en la Semana 0 con la línea base) y ~500 facturas únicas al mes:
El punto de equilibrio se alcanza a mitad del semestre de sostenimiento: la inversión se paga con las facturas que el agente ya despachó.
Múltiplos sobre los US$15.190 del primer semestre. A US$10 por factura el escenario base devuelve 3,0×; a US$16, 4,7×. Desde el mes 7, con el agente entregado a MiQ, el costo por factura baja a ~US$1 (solo infraestructura propia), frente a ~US$13 hoy.
Estamos listos para arrancar con el NDA y los accesos. En cuatro semanas la primera factura viaja sola a NetSuite; en seis, los siete países están en producción.